В настоящето автоматичните отговори не се използват толкова често както преди. Основната цел за употребата им е била да обслужват потребителите, които нямат достъп до WWW. Как действа автоматичният отговор? Когато се получи съобщение във вашата поща, тя автоматично изпраща на този, който ви е писал, някакво съобщение, което вие сте написали предварително. В момента автоматичните отговори се използват само в няколко случая като:

• ако нямате време да отговорите на кореспонденцията си своевременно, прието е да се отговори максимум до 24 часа, автоматичният ви отговор може да представлява съобщение от типа - "Благодаря ви за съобщението. Ще ви отговорим в най-кратък срок (може да добавите и определен период от време)";
• ако сте отишли в командировка и нямате достъп до интернет.

Разбира се, автоматичните отговори могат да се използват за всякакви цели или бизнес. Не е нужно да продавате нещо онлайн, за да се възползвате от предимствата на тази функция на вашата поща. Например, имате фризьорски салон. Добавили сте на уеб сайта си простичка форма, която препоръчва на посетителите ви да се допитат до вас за най-подходящата прическа с призив като "Получете безплатен съвет за най-модерната прическа, която ще ви направи неотразима". След като някоя от вашите клиентки попълни формата и я изпрати до вас, тя ще получи отговор с няколко предложения, полезни съвети и т.н. След няколко дни може да получи още едно писмо с още съвети за поддържане на косата. Така може да я убедите, че сте експерт във вашата област и тя да посети вашия салон, когато й се наложи.

Нека да разгледаме и още един пример. Притежавате училище за чужди езици. На една от страниците си сте добавили малък тест, с който потребителите ви да проверят знанията си като резултатите се изпращат на електронния им адрес. Заедно с резултатите може да изпратите кратко съобщение за курсовете, които предлагате с разписание на часовете. Може също така да добавите някои полезни съвети, в зависимост от резултатите. Може също така да добавите "дума на деня" или нещо от този тип.

Разбира се, всичко това се извършва автоматично. В първия случай, автоматичният отговор е един за всички, а във втория са няколко, в зависимост от резултата, който е получил съответния потребител.

Има още много примери за полезното използване на опцията "автоматичен отговор", който може да изгради една добра репутация на вашата компания. Разбира се, не бива да се злоупотребява. Ако сте програмирали системата си да изпраща съобщения през два три дни, в продължение на месец, това може да откаже потребителя от идеята да се обърне към вас именно защото сте му досадили с големия брой предложения. Полезно ще е да се обръщате персонално към всеки един от потребителите ви като използвате името, което той е въвел при изпращането на първото си писмо.

Повечето от компаниите, предлагащи безплатен хостинг, използват този похват, когато ви изпращат информация за вашия акаунт. Съобщението, което получавате по принцип има служебен характер, но в повечето случаи са включени и различни предложения и промоции, които ви приканват да поръчате платен хостинг, например или да се възползвате от някои от другите услуги. Естествено, генерирането на този отговор е автоматично и може да разгледа и като елемент на E-mail маркетинга.